Trainen en coachen

Training Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken
'Het Nieuwe Werken' is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een beter(e) inrichting en bestuur van het (kennis)werk. Het tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt nog verder gestimuleerd. Waarom zou je naar kantoor gaan als je voor bepaalde activiteiten je directe collegae niet nodig hebt voor de kwaliteit van je werk. Waarom neem je in de spits deel aan woon-werkverkeer? Het gaat om vernieuwing van de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl, de werkwijze van de medewerker en manager en, daarop afgestemd, de fysieke werkomgeving. Organisaties zetten deze veranderingen in om de productiviteit te verhogen en beter te scoren op de arbeidsmarkt. Ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen wordt gezocht naar effectievere inzet van bedrijfsmiddelen en optimale ondersteuning van de medewerker.

In het document 'Het Nieuwe Werken bij het Rijk' worden negen principes onderkend:
1. Zelf bepalen hoe, waar, wanneer, met wie men werkt aan concrete resultaten
2. Niet de functie, maar talent bepaalt iemands waarde
3. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling
4. Variëteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard
5. Thema's en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties
6. Transparantie tenzij
7. Inspireren en sturen met behulp van collectieve ambities
8. Digitale kennis & vaardigheden maken onderdeel uit van het vak van de medewerker
9. Werkplekken zijn activiteitsgerelateerd en ICT ondersteuning staat altijd in dienst van de medewerker
Welke principes ook van toepassing zijn in uw organisatie: voorbereiden, trainen en coachen zijn een kritische succesfactor.

Specifieke training en ondersteuning
Bij het invoeren van een proces- of activiteitgerichte werkomgeving komen een groot aantal aspecten kijken. Het is een proces met verschillende parallel lopende deelprojecten, zoals: het ontwikkelen en implementeren van een huisvestingsconcept en het ontwerpen en realiseren van een vernieuwende werkomgeving. Deze deelprojecten worden in de regel begeleid door adviseurs met specifieke kennis van huisvesting, maar goede begeleiding van het veranderingsproces bij medewerkers en leidinggevenden is de kritische succesfactor.
Speciaal voor medewerkers die in een zo'n veranderende werkomgeving (gaan) werken, hebben wij een training ontwikkeld. Elke training wordt aangepast op de lokale doelstellingen, zodat management en medewerkers goed voorbereid zijn om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken.
Bij grotere organisaties, met honderden of meer medewerkers, trainen wij daarvoor geschikte medewerkers m.b.v. ons Train-The-Coach (©) programma - TTC. Door het TTC programma worden medewerkers interne coaches die collega's begeleiden bij de implementatie. Deze aanpak leidt tot een betere inbedding van Het Nieuwe Werken in de organisatie en tot minder kosten van externe begeleiding.

Training Efficiënt e-mail- en agendagebruik met Outlook

Slim omgaan met Outlook en handige tips en trucs
Bespaar uren per week met deze praktische in-company training.
De training 'Efficiënt e-mail- en agendagebruik' helpt mensen om grip te krijgen op hun e-mail, taken en agenda. Praktische handvatten voor Outlook-gebruik maken het mogelijk meer efficiëntie en effectiviteit in het werk te bereiken. Hierdoor verbetert de regie over tijdsbesteding, krijgt men meer controle en worden met minder inspanning, in minder tijd meer resultaten geboekt.

Werkplekbegeleiding
Bij deze training is het mogelijk dat de trainer op de werkplek komt om te helpen Outlook in te stellen en te adviseren hoe Outlook praktisch gebruikt kan worden in de persoonlijke werksituatie.

Leerdoelen
De training heeft de volgende leerdoelen:
- Outlook instellen naar eigen behoefte
- Efficiënt omgaan met de stroom binnenkomende e-mails
- Inzicht krijgen in e-mail werkprincipes
- Organiseren en gebruiken van e-mail mappen
- Follow-up en bewaking van e-mailberichten die nog actie vragen
- Met minder moeite berichten verwerken (berichten indelen, gebruik wizard)
- Archivering van e-mailberichten en bijlagen
- Beheren van werkvoorraad en taken
- Planningaspecten met de agenda (proactiviteit, vergaderingen plannen, gebruik van herhaalpatronen)
- Gebruik van contactpersonen en notities
- verbinding maken tussen e-mail, agenda, takenlijst en contactpersonen

Deelnemers aan de training krijgen een praktische handout.

Workshop Taak- en Tijdmanagement met DISC

Wat is een Taak- en Tijdmanagement Workshop met DISC?
Dit is een workshop van een dag waarin wij u praktische tips en handvatten meegeven om met een frisse blik naar uw werkorganisatie te kijken. De workshop gaat met name over taakbeheer, agendabeheer en e-mailafhandeling. Wij starten de workshop met het scoren van een DISC timemanagementanalyse. Uit deze analyse komt een beeld van het eigen timemanagementgedrag en u ontdekt de belangrijkste tendensen in tijd- en zelfmanagement.  

Persoonlijk actieplan
Het resultaat van de workshop is een persoonlijk actieplan met heldere doelstellingen. In combinatie met de praktische tips en handvatten heeft u binnen een dag helder hoe u efficiënt én effectief met taken, tijd en e-mail kunt omgaan. U ontvangt het 'DISC Actieplan voor tijd en persoonlijkheid', de handleiding Taak- en Tijdmanagement én de handleiding 'Praktische tips bij het werken met Outlook'.

Werkwijze en kosten
De workshop wordt (meestal) in company gegeven. Daardoor kunnen de kosten in tijd en geld beperkt blijven. Voor deelnemers is er een optie van persoonlijke werkplekbegeleiding.

Reacties van deelnemers
'Slimme opzet; wat voor persoon ben je en van daaruit leren omgaan met de tijd maakt het efficiënt'
'Prima, duidelijk, geen poeha; de trainer geeft veel praktijkvoorbeelden'
'Voldoende interactie, mijn aandacht werd er bij gehouden'
'Met het in de workshop gemaakte actieplan ga ik aan de slag'

Workshop Clean Desk

Leerdoelen
Heeft u stapels op het bureau, de vensterbank, kast(en) en in het bureaublok? Zijn die stapels bedoeld om grip op uwwerkvoorraad te houden en benodigde informatie in beeld te hebben? Met een Workshop Clean Desk leert u om efficiënt én effectief te werken zónder alles letterlijk in beeld te hoeven hebben. U leert methoden om zoektijd te voorkomen door structuur in uw werkorganisatie aan te brengen. U leert Outlook in te zetten als hulpmiddel voor bewaking en planning. U leert methoden om de stapels 'af te pellen' en een clean desk te houden. Deze workshop wordt ook aangeboden ter voorbereiding op de overgang naar Het Nieuwe Werken. Lekker opgeruimd naar de nieuwe werkomgeving geeft een goede start voor Het Nieuwe Werken.

Resultaten
Een opgeruimde werkplek bespaart niet alleen tijd, maar levert ook rust op. Deelnemers aan de workshop bevestigen: een clean desk levert ook een 'clean mind' op en verlaagd daarmee het gevoel van werkdruk cq. stress. Een clean desk in organisatorische zin geeft ook de mogelijkheden om letterlijk een bureau schoon te laten maken; wel zo prettig voor uzelf én voor uw collega's.

Programma
De Workshop Clean Desk wordt in-company gegeven.
Duur: 1 dagdeel.
Het is mogelijk de workshop uit te breiden met persoonlijke ondersteuning op de werkplek.

Training Persoonlijke Effectiviteit met DISC

Leerdoelen
Leer uw eigen gedragsprofiel kennen m.b.v. DISC.
Maak optimaal gebruik van uw sterke kanten en leer uw zwakkere kanten te ontwikkelen.
U bepaalt hoe een rol of functie zo effectief mogelijk vervuld kan worden en welk gedragspatroon daarbij past. Het functieprofiel is ontwikkeld om verschillende verwachtingen die men van een functie heeft te kunnen vergelijken en de rollen en posities te kunnen verhelderen. 

Resultaten
U gaat uw eigen gedrag en dat van anderen begrijpen en waarderen. Door uzelf en anderen beter te begrijpen voorkomt u potentiële problemen of conflicten.
U leert gedragsprofielen te vergelijken met rolverwachtingen en strategieën te ontwikkelen om aan deze rolverwachtingen te voldoen.

Programma
De training Persoonlijke Effectiviteit kan zowel in-company als op een nader te bepalen locatie worden gegeven.
Duur: 2 dagdelen (1 dag) en een evaluatie-/doorgroeibijeenkomst na enkele weken.
Aantal deelnemers: 6-7; meestal van één organisatie

Voorafgaand aan alle trainingen is er overleg tussen de trainer en de opdrachtgever over de doelstellingen, vorm en locatie. Voor meer informatie: bel/mail svp en wij overleggen graag met u over een effectieve en efficiënte aanpak.

Efficiency Partners is licentiehouder van DISC.

PEP®training&coaching - Persoonlijk Efficiency Programma

Afhankelijk van de vraagstelling van onze opdrachtgever doen wij een voorstel voor vorm en inhoud van onze efficiency trainingen. De trainingen zijn gebaseerd op de principes van o.a. Kerry Gleeson en Stephan Covey, onder de titel Persoonlijk Efficiency Programma - PEP® ¹)
Kenmerken zijn: heldere, praktische aanpak en coaching over een periode van 2 tot 3 maanden. Er wordt gewerkt met groepen tot 8 deelnemers.

De opbouw van de training is:
Dag 1: Plenaire sessie over werkgewoonten en werkplekorganisatie. De deelnemers bepalen de doelen waaraan ze de komende tijd gaan werken en waarbij de trainer begeleiding geeft. In de middag coaching op de werkplek.
Dag 2: Plenaire sessie over werkplanning en timemanagement en praktische tips voor het gebruik van Outlook. In de middag individuele begeleiding op de werkplek.
Dag 3 (en soms dag 4): Individuele begeleiding op de werkplek en evaluatie.

Teamtraining
Deze training is er vooral op gericht knelpunten binnen een team op te lossen. Het is altijd een training op maat waarvan de concrete invulling afhankelijk is van de vraagstelling van de opdrachtgever. De trainer signaleert niet efficiënte en niet effectieve patronen en zoekt samen met het team naar werkbare oplossingen.

Persoonlijke Efficiency Monitor
Voor opdrachtgevers is het belangrijk om te weten wat het effect is van de efficiencytrainingen. Daarvoor hebben wij de Persoonlijke Efficiency Monitor (PEM©) ontwikkeld. PEM is een uniek instrument voor het meten van persoonlijke efficiency en de verbetering hierin als gevolg van o.a. het Persoonlijk Efficiency Programma. De (gevalideerde) monitor is opgezet volgens het principe van pretest, posttest en follow-up. Deze opzet maakt het mogelijk de efficiency van de deelnemers vóór de training, aan het einde en na een half jaar weer te geven. Het gebruik van de zogenaamde follow-up komt vanuit de psychologie, waar blijkt dat veel behandelingen een effect op korte termijn hebben, maar dat er vaak weinig van over blijft op de langere termijn. Uit de praktijk blijkt dat werken volgens onze opleidingsmethodiek (trainen, coachen en 'nazorg') de deelnemers in staat stelt een duidelijk beter en blijvend resultaat te bereiken.

Resultaat en tariefstelling
De resultaten van onze trainingen en coaching wordt door de deelnemers zeer gewaardeerd. Wij werken alleen met senior trainers en coaches en zijn in 2008 door PEP®worldwide-Nederland uitgeroepen tot licencee of the year. Onze eigen werkorganisatie is efficient en effectief ingericht. Mede daardoor bieden wij deze training aan met een aanzienlijke korting t.o.v. de adviesprijs. Een volledige in-company PEP-training met werkplekbegeleiding start al bij € 368 per deelnemer (excl.btw). Informeer naar alle mogelijkheden!

¹) PEP®  is a registered trademark of PEP®worldwide-Nederland

 

 

Persoonlijk coaching traject

Persoonlijk Coaching Traject (PCT)
De meeste mensen zijn uitstekend opgeleid voor de functie die zij uitoefenen, maar er zijn weinig mensen die hebben geleerd hoe zij efficiënt en effectief kunnen werken. Hoge werkdruk, vaak het gevoel van tijd tekort te hebben, niet toe komen aan archiveren, overvolle e-mail inbox, stapels op het bureau, zoeken en niet kunnen vinden, van vergadering naar vergadering lopen en dan aan het eind van de dag het gevoel van: ik ben ontzettend druk bezig geweest, maar wat heb ik feitelijk gedaan?
Kandidaten voor het Persoonlijk Coaching Traject zijn mensen (zowel managers als medewerkers) die de werkdruk niet meer aankunnen, vastgelopen zijn of dreigen vast te lopen op hun werk.

Wat is het PCT en wat levert het op?
PCT is individuele coaching gericht op het opheffen van de factoren die geleid hebben tot de situatie van het 'vastlopen'.
Tijdens het intakegesprek is de eerste actie van de coach om vooral de coachee aan het woord te laten en goed te luisteren. Het doel van de intake is om een zo goed mogelijk beeld op te bouwen van 'wat er aan de hand is'. Feiten, emoties, (gevolgen van) gedrag en verwachtingen zullen door elkaar lopen. De professie van de coach is om te (onder)scheiden en de puzzelstukken in beeld te krijgen.
Vanuit het ontstane beeld doet de coach een voorstel voor verdere aanpak. Die aanpak is praktisch gericht, soms ook respectvol confronterend, altijd met oog voor het te bereiken doel. De coachee is na afloop van het PCT beter in staat te reageren op situaties, prioriteiten te stellen, 'nee' of 'ja, tenzij' te zeggen als het nodig is en heeft grip op de werkvoorraad.
Door het PCT wordt de coachee geholpen om te ontdekken wat de factoren zijn die tot 'vastlopen' hebben geleid en hoe die in de toekomst kunnen worden voorkomen. Kortom, er wordt gewerkt aan versterking van het zelfmanagement en het voorkomen van 'oude valkuilen'.

Resultaat: Prettiger werken, met het gevoel het werk weer aan te kunnen en meer werk gedaan krijgen met minder moeite.

Training Effectieve communicatie

Hieronder treft u een voorbeeld aan van leerdoelen, resultaten en een programma.
Elke training wordt op basis van de wensen van de klant op maat aangepast, waardoor een op de praktijk toegesneden training wordt gegeven.

Leerdoelen:
- onderkennen van het belang van effectieve communicatie; bewust luisteren; toepassen vraagtechnieken
- handvatten aangereikt krijgen voor verbetering van de interne en externe communicatie
- welke communicatievorm zet ik in: e-mail, telefoon, persoonlijk gesprek, inbrengen in een vergadering?
- bespreken praktijksituaties
- helder communiceren over verwachtingen, opvattingen en gevoelens
- inzicht in eigen gedrag en het effect op anderen  

Resultaat:
- deelnemers aan de training zijn in staat met meer zelfverzekerdheid en vaardigheid te communiceren
- grotere (klant)tevredenheid over de afhandeling van vragen/klachten etc.
- minder belasting van management bij lastige (klant)situaties
- duidelijkheid over verwachtingen intern en extern

Programma:
Intake; leerdoelen worden in kaart gebracht.
1e dag training: 
- ochtenddeel, thema's: het communicatieproces; psychologie van het communiceren; verbale vs non-verbale communicatie; luisteren en vragenstellen; communicatiestijlen
- middagdeel, thema's: bespreken van praktijksituaties aan de telefoon en voorbeelden van interne communicatie. In de praktijk brengen/oefenen wat 's morgens is overgedragen.
2e dag training: individuele coaching op de werkplek (1 uur per deelnemer); ca. 2 weken na de trainingsdag loopt de trainer mee, luistert, spiegelt en adviseert.

Training Effectief vergaderen

Zit u wel eens in een vergadering waarbij u het gevoel krijgt dat u uw tijd nuttiger had kunnen besteden? Hebt u zich wel eens afgevraagd waarom sommige vergaderingen een wekelijkse frequentie hebben? Hoort u de vergaderdeelnemers langs elkaar heen praten? Verloopt de vergadering ongestructureerd of loopt deze ruim uit zonder het beoogde resultaat? In deze training leert u hoe u vergaderingen effectief en efficiënt, binnen de afgesproken tijd laat verlopen. U leert hoe u alle deelnemers een succesvolle bijdrage aan de vergadering kunt laten leveren. Het rendement van uw vergaderingen neemt zienderogen toe.

Leerdoelen:
De training heeft de volgende praktische leerdoelen:
- Meer rendement uit uw vergaderingen halen
- Bewust zijn wie nodig is om zijn/haar inbreng te leveren
- Verwachtingen managen: duidelijke agenda opstellen
- Is een agendapunt opiniërend, besluitvormend of een mededeling?
- managen van de vergadertijd (per agendapunt en in totaal)
- Inzicht in vergaderstijlen
- Omgaan met moeilijke situaties
- Hoe actie- en besluitenlijsten op te stellen en mee om te gaan

Voor wie?
Deze training is bestemd voor iedereen die meer efficiëncy en effectiviteit uit een vergadering wil halen.
Een extra toegevoegde waarde heeft een training die door een team wordt gevold. In de training kunnen praktijksituaties worden besproken die alle deelnemers zullen herkennen. Na de training spreekt iedereen 'dezelfde taal'.

Programma
Deze training van een dag wordt in-company aangeboden.
In het eerste deel ligt de nadruk op structuur, stijl en best-practices. Het tweede deel bespreekt de praktijksituatie, o.a. aan de hand van voorbeelden van deelnemers.
Afsluitend wordt een persoonlijk actieplan gemaakt en als het een team betreft worden teamacties vastgelegd en aan personen gekoppeld.

Coaching Manager-secretaresse samenwerking

Veel gevraagd is het adviseren/coachen van de manager samen met de secretaresse.
Helderheid over verwachtingen zijn de basis voor een effectieve en prettige samenwerking. Een effectieve en prettige samenwerking tussen manager en secretaresse begint bij een goede afstemming van taken en bij duidelijke werkafspraken.
Delegeren en beslissen: welke werkafspraken kunnen zij maken, hoe wordt e-mail behandeld/afgehandeld, hoe vindt bewaking plaats van taken en acties, hoe kan archivering (elektronisch en fysiek) worden georganiseerd, etc.
Tijdens de coaching worden praktische tips en adviezen gegeven die de samenwerking versterken. De manager-secretaresse samenwerking wordt in-company georganiseerd en wordt vormgegeven op basis van een intakegesprek.